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辦公室裝修前要考慮的事情
來源:品嘉裝飾    時間:2019-07-19    瀏覽量:1746次

搬家從來都不是容易的,公司搬遷也是如此。你以為 辦公室裝修時最頭疼的事情,殊不知在裝修前更重要的是選擇一個滿意的地址。是的,公司選址是一件很重要的事情,公司先把辦公地址定下來才能考慮到后期裝修的事情。今天就讓我們一起來了解下辦公室裝修前選址那些事兒!


博微太赫茲辦公室裝修效果圖


一、辦公室選址準備階段


1.了解市場情況

好房子就像好姑娘,“追求者”眾多。太多公司經歷過篩選流程拖得太久,最后“想要的都被別人要了”的窘境。所以要在選址過程中隨時了解市場情況、空置率和去化速度,如果掌握不到足夠的信息,可以找第三方來詢問相關的情況。一旦發現心儀的區域處在供不應求、去化速度快的情況下,就要盡快考察面積,畢竟后續的一系列工作也要花費時間。

 

2.制訂時間表

就像制訂工作計劃一樣,什么時間段完成什么事要有大致的計劃,整個選房工作的deadline在什么時候,這些要在選房開始之前就計劃好。最好的方法就是“反推”。例如公司希望5月15日正式入駐,那么從這一天開始往前推算時間:裝修以及放味兒需要的大概時間、各種審批 設計流程需要占用的時間、雙方談判可能花費的時間、實地看房所需的時間,把這些都計算好之后,就能反推出一個開始相關工作的大概時間點,有些時候,甚至可能需要提前3-4個月就開始著手準備各種工作。歸根結底,選辦公室在考慮周全的前提下,盡量“趕早不趕晚”。規劃不好就可能產生一系列問題,甚至出現白交幾個月租金的情況。

 

3.做好未來計劃

找辦公室也需要未雨綢繆的眼光,畢竟不像買衣服,半年之后胖了瘦了重新買一件就好,找辦公室最容易出現的一個問題就是面積找小了。更小的面積基本上意味著更少的成本,為了“省錢”大家往往都選擇盡可能少租面積,導致忽略了公司可能出現的擴張以及招聘等問題。在不出現中途退租的情況下,一次租辦公室的租期大概在2-3年,換句話說,這個時間段內公司可能出現的招聘、擴張甚至轉型都要盡量考慮其中。如果提前打出富余的計劃行不通,那至少要詢問好業主方,是否可以在自己的租期內進行擴租,或者通過協商將一些相關條款簽署在租賃協議里,來確保這類權益。記住合理的預留永遠比重新換一個辦公室省錢,因此不能忽略了這方面的問題。

 

4.周全考慮需求

不少公司在租完辦公室之后都會遇到那種“看房的時候怎么沒想著問問”的事情,這種內容非常細碎,要根據公司實際情況做具體考慮,但基本上分為三類:

A. 老板的個人要求,例如,TA是不是想要個獨立的衛生間,TA對于辦公室區域是不是有自己的喜好等等;

B. 辦公室的整體布局規劃,比如銷售人員需要方便出入的位置、marketing可能需要媒體區、行政需要多大的pantry等,如果有這些方面的布置需求,就要在之后的看房過程中留意平面布局,注意這些需求是否能滿足,一般情況下業主方手里會有相關的平面圖或者CAD圖,可以進行索要;

C. 公司相關的特殊需求,例如一些和注冊、上市相關的硬性標準辦公室是不是符合,又或者是辦公室所處的位置是否能夠享受政府提供的相關政策內容。


辦公室選址要注意

 

二、辦公室選址考察階段


做好了前期的準備,就是篩選房源和實地看房了,很多軟硬性指標都是在這個過程中進行了解和考察的,當然總結起來,看房的過程其實就是一個衡量業主方物業管理水平的過程。我們列出了一些出現頻率較高,對辦公室品質影響較大的內容供大家參考:

 

1. 目的行政區域:如果搬家過程出現了跨區則會涉及工商變更,需要復雜手續,基本上都需要20個工作日左右的時間才能走完流程,會影響到入駐時間。當然還有相關稅務變更等問題需要考慮其中。

 

2. 周邊配套:最基本的就是吃和住,甚至可以說,寫字樓周邊是否有足夠級別的酒店配套,是判斷其物業水平的一個很關鍵的點。所以看房時打探好辦公室周邊的環境,哪怕只是簡單百度一下,或者看看附近區域未來的規劃,都會很有用處。

 

3. 考察交付條件:不要被“精裝修”、“豪華裝修”、“全套家具”這些說法整得暈頭轉向,甄別辦公室的交付情況可以用很簡單的方式,如果辦公室裝修規格是"吊頂、白墻和網格地板/地磚",那么這就是傳統意義上的“簡裝修”。如果明顯有上一個租客留下的裝修痕跡或者家具,那么就是“遺留裝修”。

 

4. 考察平面布局,看是否有不好利用的死角,導致實際能使用的面積小于需要的面積,或者會導致工區擺放非常復雜,不得不有人窩在角落或者靠著柱子辦公的情況。如果有條件,可以通過CAD圖來測算一下實際使用率。

 

5. 詢問裝修是否有獨家供應商,簡單來說,是不是只能用寫字樓指定的裝修供應商進行裝修,這可能造成一些額外的費用支出。

 

6. 考察衛生間,人們常常會說這樣一句話,“衛生間代表了物業的好壞”。至少,作為行政,你不想以后老是接到員工關于衛生間問題的各種投訴吧?

 

7. 考察消防通道,且不論人身安全的事情馬虎不得,就只說很多企業入駐后才發現消防通道成了“吸煙區”這事已經很讓人窩火,不少煙民因為懶得下樓直接在消防通道里吸煙,一旦出現這種情況,也能側面反映物業的管理水平一般。 

 

8. 考察同樓層的租戶,以及樓內其他租戶組成,這不僅有助于入駐之后進行溝通交流甚至業務往來,也有助于避免出現噪音等互相干擾的情況。沒人希望自己的鄰居是一個天天在喊口號的公司,或者是個做教育培訓,經常有一大堆孩子在走廊里愉快玩耍的公司。 

 

9. 考察交通及路況,“您從我們這走到地鐵站最多也就用10分鐘非常方便”,是和“我再講3分鐘”、“下趟車沒人”、“等你長大了再把壓歲錢還給你”性質類似的一句話。所以可以挑選一個上下班高峰附近的時段去考察,體驗一下周邊的交通情況。 

 

10. 考察電梯運力,通常情況下,一棟15層每層1000平米的寫字樓,如果入駐率達到了90%,樓內大概會有2000名在這里辦公的人,如果樓內有8部滿員狀態下能搭載16人的電梯,也要運16次才能把2000人運一個遍。有一些人員密集的寫字樓,上下班高峰或中午時間段需要等10分鐘以上毫不夸張。 

 

11. 考察空調,沒什么好說的,夏天空調里吹出35度熱風、三九天裹著羽絨服發抖的體驗,你一定不想讓老板體會吧?而空調問題在一些寫字樓里是經常出現的,或許幾次考察不會遇到,但一定要對這件事有所“警惕”。而且風機盤管和VAV兩種不同的空調種類,會有不同的使用體驗和感受,都需要實地考察來體驗。 

 

12. 詢問物業收費標準,這里涉及到的內容會比較雜,像停車等相關費用都要了解清楚,同時很多項目在空調的使用上也是有額外收費的,都要提前了解,畢竟,你是不可能以“我不知道啊”為由成功避免交這筆錢的。


辦公室裝修前要注意的事情


三、辦公室租賃買賣談判階段


談判期,最重要的是要打破一個誤區,“寫字樓談判并非像普通買東西一樣雙方針對租金來回砍價”就可以了,租賃過程中能爭取的各種權益同樣擁有非常高的重要性,可以增加租賃的靈活性。如果租賃協議里有一些不合理條款的存在,可能會在租期內處處受制,甚至可能還有潛在的成本支出。在這些條款中,比較突出的內容有:

 

1. 裝修期要不要交租金?

2. 有沒有額外租金減免期?

3. 是否有樓內擴租支持?

4. 是否有續租時的租賃條件支持?

 

除了類似這種商業類的條款,法律條款也是非常重要的。很多企業的律師并沒有不動產咨詢的相關經驗,可能會把注意力都放在了那些基本上無法更改的內容上,那些對租戶不利的法律條款反而被漏掉,產生法律風險。比如:

 

1. 寫字樓設定抵押帶來的風險

2. 裝修期限延長造成的賠償風險

3. 付款時可能產生的風險

4. 公眾及第三者責任帶來的相關風險

5. 違約責任和賠償的判定等。

 

這類內容都需要對照合同做具體判斷,并沒有一定之規,所以這方面需要尋求專業人士的建議。


萬世律師事務所裝修效果圖


四、辦公室裝修階段


裝修問題是最容易被忽視的點。很多企業遭遇白交租金的問題,就是因為低估了裝修造成的時間成本。

 

1. 方案溝通:設計公司出概念方案、結合實際租賃的面積出執行方案,需要時間;后續的溝通和修改過程需要時間;公司高層和各部門討論做決定,還是需要時間。所以這些需求最好是在對租賃面積進行篩選的同時就能有一定的了解,盡早做好相應準備。

 

2. 裝修考評:如果條件允許,在租賃面積進入終選階段時,帶上裝修公司一起對終選項目進行考評,這樣可以結合概念設計方案和寫字樓租賃面積平面布局,評估工程上是否存在無法執行設計方案的地方。如果簽了合同才發現老板喜歡的設計方案沒法施行,作為行政就又要背鍋了。

 

3. 消防報批:方案確定好后,需要經歷消防局報批和物業報批的流程。前者耗費的時間完全不可控,有條件最好找可以幫忙報消防的裝飾公司,這樣可以最大限度的節省時間。物業報批的時候,有很小的可能出現一些利益糾紛,遭遇惡意拖延問題。

 

4. 施工相關手續:和物業完成相關手續后才可以進場施工。正常有人辦公的寫字樓是不能在工作時間發生帶響動的施工的,只能在夜間和周末施工,這會大大拉長裝修時間。

 

5. 驗收:完工后物業會進行現場檢查,如有不符合規定的裝修,還需要進行整改。最終驗收時,一定和物業一起驗收,以免引起后續不必要的糾紛。驗收內容包括查看交付情況、機電空調是否正常、電表讀數等。

 

6. 訂購家具:有相關經驗的行政會結合裝修效果來配軟裝和家具,提前訂好家具。第一是把事情提前解決,第二是如果量大,工廠沒有那么多現貨需要臨時生產,這又是時間成本。一些家具供應商會根據實際裝修狀況和功能區分布情況為 客戶做好家具分配方案,這樣會省事很多。

 

完成了所有這些流程,熬過家具和裝修的散味時間,就可以正式入駐開始辦公了。


辦公室裝修效果圖


五、其他


最后再補充幾個容易出現問題的點:

 

1.關于消防:如正文所說,辦公室可能涉及到消防報批。通常辦公室超過一定平米數且需要進行二次裝修,就一定涉及到裝修方案的消防報批。消防報批的時間一般不可控,且一般需要以周來計算。想節省時間,可以找一些可以幫忙代報消防的設計裝修公司進行代辦,或者可以詢問大廈物業是否有合作的消防報批供應商,有些大廈可以幫租戶進行物業報批,同樣會幫行政節省很多時間和精力。

 

2.開發票問題:在選址之前一定要調查好租賃的辦公室的屬性,如果是二房東(個人業主)的項目,開發票就會遇到麻煩。但是一些以成交為主要目的的 服務商是不會告訴你某些辦公室無法開票的風險的,很多非行業內人士也不知道哪棟寫字樓里的辦公室是私人二房東,哪些是開發商。一些押房公司也會說自己是開發商,但一樣干著開不出發票的事兒。所以對業權的考察一定要到位才能避免無法開票問題。 

 

3.注冊相關問題:大型開發商的寫字樓項目基本上是都可以進行注冊的,不用過多擔心。有些二房東或商住類型的辦公物業,由于自身原因或該地的注冊地已經用作他用,沒法提供注冊地址。這個需要一事一議的進行問詢。一棟分散業權的寫字樓,有的房間可以注冊,有的房間不能注冊是比較常見的。另外,一些聯合辦公的產品,也是需要根據入駐人數來決定是否可以提供注冊地址的。


通過這一系列的過程,你是否才發現原來想要換一個辦公環境其實并不是那么容易的一件事情,確實如此。經歷了這一系列的選址、談判、裝修、通風之后我們才能夠真正進入新的環境辦公。所以說,如果的你的公司剛剛搬遷,那么你趕緊好好欣賞下這間新的辦公室吧,畢竟它來得如此不容易。


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